Бизнес-кейс проекта

Хорошо структурированный бизнес-кейс является основой любого успешного проекта. Он служит документированным экономическим обоснованием, предоставляя четкое и краткое обоснование для инициирования и утверждения проекта. По сути, он закладывает основу для деятельности по управлению проектом и служит руководством на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Что такое бизнес-кейс проекта?

Бизнес-кейс проекта — это официальный документ, в котором излагается обоснование проекта путем оценки его потенциальных выгод, затрат и рисков. Его основная цель - подтвердить, являются ли инвестиции в проект, часто еще недостаточно разработанный, оправданными. Этот документ имеет решающее значение для получения разрешения на продолжение дальнейших мероприятий по реализации проекта.

Устанавливая четкие цели и определяя причины начала проекта, бизнес-кейс предоставляет ориентир для измерения успешности проекта. Он также гарантирует, что проект соответствует целям и задачам организации.

Роль бизнес-кейса в инициировании проекта

Перед началом проекта бизнес-кейс часто используется для определения того, следует ли переходить в следующую фазу жизненного цикла проекта или остановиться на текущем этапе. Решение о начале проекта принимается на основе этого документа, в котором описывается потенциальное влияние проекта, в случае его успешной реализации, на общие цели компании. Бизнес-кейс - это не просто одноразовый документ, он используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, обеспечивая непрерывную оценку и обоснование текущих мероприятий.

Оценка потребностей: предшественник бизнес-кейса

Часто оценка потребностей проводится до разработки бизнес-кейса. Эта оценка определяет цели, проблемы и возможности организации и среды, в которой она функционирует, закладывая основу для бизнес-кейса проекта. Результаты этой оценки потребностей затем суммируются в бизнес-кейсе, помогая сформировать объем и цели проекта.

Ключевые компоненты бизнес-кейса

Хорошо составленный бизнес-кейс должен охватывать несколько важных областей. Эти области не только гарантируют обоснованность проекта, но и его соответствие стратегическим целям организации. Ниже приведены ключевые компоненты, которые должны быть включены в любое комплексное бизнес-обоснование:

1. Потребности бизнеса

Понимание того, что движет потребностью в проекте, имеет решающее значение. Этот раздел отвечает на вопрос: «Почему этот проект необходим?» Независимо от того, решает ли он текущую бизнес-проблему или использует появившуюся возможность, бизнес-обоснование должно четко сформулировать ценность, которую проект принесет организации. Кроме того, в этом разделе следует определить заинтересованные стороны, на которых повлияет проект, и объем предстоящей работы.

2. Ситуационный анализ

Тщательный анализ текущей ситуации необходим для полного понимания организационной среды. Это включает в себя определение первопричины проблемы или возникшей возможности. Анализ пробелов (Gap Analysis) также может потребоваться для сравнения возможностей, необходимых для проекта, с существующими возможностями организации.

В этом разделе также следует выделить:

- Организационные цели и стратегии

- Критические факторы успеха

- Известные риски, которые могут повлиять на проект

- Критерии принятия решений и оценки проекта

Эти элементы помогают сформировать четкое понимание проблем, которые проект призван решить, а также возможностей, которые он стремится использовать.

3. Критерии успеха

После анализа ситуации следующим шагом является установление критериев оценки. Эти критерии делятся на три категории:

- Обязательные критерии: должны быть выполнены для решения проблемы или использования возможности.

- Желаемые критерии: не являются обязательными, но их выполнение добавляет ценность.

- Необязательные критерии: необязательные элементы, которые могут служить дифференциаторами между различными курсами действий.

Критерии оценки будут служить основой для оценки осуществимости и потенциального успеха различных вариантов проекта.

Разработка и оценка вариантов

Бизнес-кейс должен описывать набор вариантов или сценариев для решения выявленной бизнес-проблемы или получения выгоды от потенциальной возможности. Обычно эти варианты варьируются от ничегонеделания (сохранения статус-кво) до выполнения минимальной работы и поиска более амбициозного решения, которое максимизирует выгоды для организации.

1. Вариант 1: ничего не делать

Этот вариант, часто называемый подходом «бизнес как обычно», подразумевает, что проект не будет авторизован, и организация продолжит работу, не решая выявленную проблему. Хотя это законный вариант, он несет риск упущенных возможностей или нерешенных проблем.

2. Вариант 2: сделать минимум

Этот сценарий предполагает выполнение минимальных шагов, необходимых для решения бизнес-задачи. Он включает в себя выполнение только самых важных факторов успеха и выполнение наименьшего объема работы, необходимого для смягчения рисков или использования возможности. Хотя этот вариант может сократить расходы, он также может ограничить потенциальные выгоды.

3. Вариант 3: Делать больше, чем минимум

Этот вариант рекомендует использовать более комплексный подход, рассматривая как минимальные критерии, так и дополнительные факторы успеха. Бизнес-кейс может предлагать несколько версий этого варианта, что обеспечивает гибкость в том, сколько работы выполняется сверх основных требований.

Рекомендации и анализ

После того, как все варианты были представлены, бизнес-кейс должен осветить рекомендуемый курс действий. Рекомендуемый вариант должен быть подкреплен тщательным анализом, показывающим, как он согласуется с целями организации и предлагает наилучшую окупаемость инвестиций. Кроме того, бизнес-кейс должен учитывать:

- Ограничения: Факторы, ограничивающие масштаб или выполнение проекта.

- Предположения: Ожидания относительно внешних или внутренних факторов, которые повлияют на проект.

- Риски: Потенциальные препятствия или проблемы, которые могут помешать успеху проекта.

- Зависимости: отношения между различными элементами, которые необходимо контролировать для успеха проекта.

В этом разделе также следует описать предлагаемый подход к реализации, включая ключевые этапы, зависимости, а также роли и обязанности участников.

Оценка и измерение успеха

Чтобы гарантировать, что проект выполнит свои обещания, бизнес-кейс должен включать план оценки его успешности. Этот план оценки должен описывать, как будут измеряться выгоды проекта как во время реализации, так и после завершения. Текущие операционные аспекты также следует учитывать для обеспечения долгосрочного успеха после первоначального развертывания проекта.

Заключение

Хорошо составленное бизнес-планирование проекта имеет решающее значение для успешного начала и выполнения любого проекта. Оно не только дает четкое обоснование существования проекта, но и служит инструментом для непрерывной оценки на протяжении всего жизненного цикла проекта. Включая в себя тщательный анализ, выявляя все риски и возможности и устанавливая четкие критерии успеха, бизнес-кейс гарантирует, что проект соответствует целям организации и нацелен на успех.